Если театр начинается с вешалки, то бизнес – с офиса. Переоценить его значение трудно, и подобрать офисное помещение – тоже непросто. Однако есть правила, следуя которым, вы сможете принять верное решение. Итак, 6 шагов на пути к идеальному офису:
1. Обозначить бюджет
Начинающей компании ни к чему дорогой офис в престижном районе. Даже если у вас есть на это деньги, лучше вложить их в развитие бизнеса.
Однако всегда стоит помнить о том, что цена офиса – это не только те деньги, которые вы потратите на аренду, но еще и сопутствующие расходы: коммунальные платежи, стоимость уборки, охраны, парковки и т.д. В отдельных случаях размер этих трат может быть сопоставим с арендной ставкой. Не забывайте об этом в своем стремлении подобрать офис подешевле.
Сэкономить на офисе вполне реально. Прежде всего, за счет правильного ведения переговоров – дисконт может составлять 5- 30% от заявленной стоимости помещения. Поэтому приготовьтесь торговаться!
2. Подсчитать необходимое число рабочих мест
Ориентироваться нужно не на то количество сотрудников, которые имеются у вас в настоящий момент – думайте перспективно. Сегодня в вашей компании работает 8 человек. Через полгода вы возьмете еще двоих. Если офисных мест у вас будет ровно 8, придется переезжать, а это лишние расходы.
Имеет смысл сразу арендовать офис с расчетом на вероятное пополнение штата.
Норма площади офиса – как рассчитать количество рабочих мест на 10 человек
При использовании ЖК-мониторов в офисном помещении на 1 рабочее место должно приходиться как минимум 9,5 м2 площади.
Таким образом, 9,5х10=95 м2 – минимум площади на 10 сотрудников.
Но реальная площадь офиса на 10 человек будет намного больше, чем 95 м2. Чаще всего – не менее 120-130 м2.
Не забывайте – чем больше помещение, тем больше квота на парковочные места. Вас будут часто посещать клиенты на своем транспорте? Тогда имеет смысл снять офис покрупнее.
3. Конкретизировать месторасположение офиса
Одним компаниям очень удобно арендовать офис в конкретном районе – рядом с собственным производством или складом. Другим достаточно, чтобы помещение было поблизости от метро. Для третьих месторасположение вообще не имеет значения.
Если у вас лично нет жестких требований к географии офиса, обратитесь к сотрудникам. Возможно, большинство из них проживает в одном районе? Тогда стоит обратить внимание именно на него.
4. Определиться со сроком аренды
Помещение под офис – это не квартира. Посуточно его не снимают (хотя в случае со смарт-офисами бывает и такое).
Срок аренды офиса может составлять от 1 месяца до нескольких лет. Как правило, он находится в прямо зависимости от площади помещения – большие офисы сдаются на годы, маленькие – на месяцы
Начинающим компаниям нет смысла снимать офис на 5 лет – достаточно будет 3-6 месяцев. Для фирмы «с историей» подойдет и более длительный срок.
Стратаперам имеет смысл обратить внимание на коворкинги – условия аренды у них более гибкие, а цены ниже, чем в обычных офисах.
От срока, на который снимается офис, зачастую зависит арендная ставка. Чем дольше аренда – тем меньше цена за 1 м2 помещения.
5. Найти офис
На самостоятельный поиск может уйти 1-3 месяца – вам придется обзвонить сотни очень похожих объявлений, съездить в десятки офисов и просмотреть кипы документов.
Поиск офиса – дело непростое. Если есть возможность, поручите это здание отдельному сотруднику, а сами осуществляйте контроль за процессом.
У посредников есть обширные базы коммерческих помещений, и они могут подобрать офис по вашему запросу за считанные часы. Плату за свои услуги они, как правило, берут с арендодателя.
6. Грамотно составить договор аренды офиса
Подходить к этому вопросу нужно как можно более тщательно и взвешенно. Увы, но иногда неправильно составленный договор снять офис в аренду приводит компании к многомиллионным убыткам и судебным тяжбам.
Сегодня ваш офис кажется вам идеальным, а бизнес – стабильным. Завтра все может измениться. Поэтому в договоре аренды офиса обязательно нужно прописать условия его досрочного расторжения, размер неустойки и т.д.
Недобросовестные арендодатели могут схитрить – например, попытаются сдать вам помещение площадью 100 м2, тогда как по факту в нем всего лишь 97 м2. Думаете, разница невелика? В зависимости от арендной ставки это могут быть десятки тысяч рублей в год. Поэтому необходимо обращать внимание не только на договор, но и на другие документы – в частности, технический и кадастровый паспорта помещения. Если на рынке коммерческой недвижимости вы новичок – обратитесь к профессионалам, которые помогут не только подобрать офис, но и оформить его аренду
