Зачастую термином “контроль исполнения договора” обозначают собственно заключение договора. Более правильно комплексное понимание договорной работы как процесса, который начинается с момента принятия решения о целесообразности заключения договора и заканчивается передачей исполненного договора на хранение в архив. Состав и последовательность выполнения этапов договорной работы одинаковы для организаций малого бизнеса, работающих с десятками договоров в год, и крупных предприятий с тысячами и десятками тысяч договоров в год. Отличие состоит в различной сложности самих этапов.
С увеличением числа договоров до тысячи в год и более организации сталкиваются с настоятельной необходимостью:
— контролировать целесообразность заключения договоров и обоснованность выбора контрагентов;
— оптимизировать списки лиц, согласующих договоры, с целью, с одной стороны, минимизации рисков ошибок при их заключении и, с другой, — сокращения времени на согласования;
— создавать процедуры, обеспечивающие максимально быстрое согласование договоров;
— формировать досье договоров (или контрагентов) с использованием разнообразных источников с целью минимизации рисков;
— организовать оперативный доступ к досье договора (или контрагента) для всех заинтересованных лиц, в том числе в территориально распределенной компании;
— контролировать исполнение договоров, включая выполнение финансовых обязательств.
Для решения этих задач компании стремятся формализовать договорной процесс и разрабатывают для него специальные регламенты. Реальный регламент одной известной вертикально-интегрированной компании топливно-энергетического комплекса содержит разделы, определяющие: лимиты материальной ответственности, в рамках которых ответственные лица могут заключать договоры; процедуры выбора контрагента при проведении конкурсов и аукционов; особенности заключения сделок с помощью электронной торговой площадки; требования к оформлению и согласованию договоров; порядок контроля исполнения, учета и хранения договоров и связанных с ними документов. Кроме того, он содержит требования по подготовке более 20 видов отчетов, помогающих управлять процессом и контролировать его.
Разработка и сопровождение регламента (в рассмотренном примере — объемом более 100 страниц) сами по себе являются непростыми задачами для подразделения, ответственного за договорную деятельность в организации. Однако с еще большими трудностями сталкиваются исполнители такого регламента.
